Comprenderne la natura perché il Commerciale svolga il suo ruolo con successo

 La natura della Commessa

Una Commessa è qualcosa di ben preciso e va trattata in modo strutturato e scientifico.
La sua prima caratteristica è quella di essere temporanea, quindi inizia e finisce in un momento preciso.
Fissare questi due momenti è necessario per capire poi se e quanto abbiamo guadagnato.

I parametri della Commessa

La commessa edile deve raggiungere tre risultati:
– Cosa deve essere fatto (dal Preventivo, dal Bando di Gara o dal Capitolato)
– Entro quando (la data di fine)
– A quale costo (dal Budget della Commessa)
Si noti che stiamo parlando di costo, non di prezzo. Il prezzo infatti è fissato contrattualmente e non può cambiare, se non con le varianti. Ma quando abbiamo fissato il prezzo noi avevamo calcolato un costo per realizzare il nostro Lavoro. E questo costo è l’obiettivo che bisogna raggiungere.
Attenzione, perché questi parametri devono essere raggiunti tutti e tre contemporaneamente.
Se non completo l’opera come stabilito il Cliente non collauda (e non paga)
Se consegno in ritardo (cosa che spesso avviene) non ho raggiunto gli obiettivi e sopporterò ulteriori costi.
Se  completo l’opera, consegno in tempo, ma supero il costo di budget, non solo non raggiungo gli obiettivi, ma alla fine dell’anno non trovo i margini che mi aspettavo per la mia Azienda: e questo è ciò che avviene più di frequente!

Le fasi della Commessa

La  Commessa si compone di 4 Fasi:
– La Definizione della Commessa: il momento commerciale in cui si stabiliscono i parametri (Cosa fare, entro quando, a quale Costo per l’Azienda).
Questo è il momento in cui si possono fare molti danni: un problema non visto o sottovalutato non verrà inserito nel Budget, ma poi apparirà comunque.
– La Pianificazione della Commessa: il momento di pianificazione Tecnica. I parametri sono stati fissati e i Commerciali passano il “testimone” ai Capi Commessa. In questa fase si pianifica come fare il lavoro, quando aprire il cantiere etc.
– L’Esecuzione della Commessa: in questa fase si effettua il lavoro vero e proprio.
– La Chiusura della Commessa: in questa fase, oltre alla consegna, si analizza come è andato il lavoro. Ormai i giochi sono fatti e anche gli errori, ma si pongono le basi per non ripeterli nella prossima commessa.
Quale è la fase più importante delle quattro?
Sicuramente la prima, la definizione, perché qui si pongono le basi del successo o insuccesso della Commessa: “Ogni battaglia è vinta o persa prima di essere cominciata” (Sun Tzu VI Sec. A.c.).

La gestione della Commessa: il percorso e non l’obiettivo

La vera gestione della Commessa avviene quando il Lavoro è stato preso, quindi nelle fasi di Pianificazione, Esecuzione e Chiusura.
In questo processo il Capo Commessa non deve garantire un percorso, ma deve garantire un risultato: cioè raggiungere gli obiettivi.
Flessibilità, cambiamenti in corso, nuove pianificazioni saranno normali, anzi positive perché la Commessa Edile è una cosa che si muove in continuazione e come tale deve essere gestita.
Quindi il capo Commessa non si preoccupi di rispettare i piani, ma di raggiungere l’obiettivo.
Quando si cambia un piano, ovviamente, bisogna solo stare attenti a non creare problemi alle altre Commesse che si svolgono nel frattempo. Questo, insieme alla soddisfazione del cliente, è l’unico vincolo, per il resto libertà assoluta: pensare solo agli obiettivi.

I rischi della Commessa

Un aspetto importante della Gestione della Commessa è rappresentato dai rischi.
Cosa è un rischio? Qualsiasi evento che possa impedire di raggiungere contemporaneamente i tre obiettivi.
L’aumento di un costo, l’assenza di un dipendente, il ritardo di un’autorizzazione, un lavoro da rifare, una gru non disponibile, un cantiere bloccato: grandi e piccoli rischi che impediscono di arrivare a destinazione.
Tutti questi rischi vanno analizzati, valutati e gestiti.
Tenere sempre presente la “Legge di Murphy”: “se una cosa può andare storta state sicuri che lo farà”
E quando questo accadrà deve trovarci pronti …

Il controllo della Commessa

Quindi gestire la Commessa significa trovare sempre nuove strade per arrivare al punto che non deve variare: cioè rispettare i tre parametri, cosa quando, a quale costo.
Per farlo serve un sistema di controllo che ci dica:
– Durante la Commessa: cosa sta succedendo, e bisogna saperlo prima possibile, perché più tardi lo scopriamo, più difficile sarà porvi rimedio
– Alla fine della Commessa: cosa è successo veramente, perché altrimenti continueremo a fare gli stessi errori. “Sbagliare è umano, perseverare diabolico” dicevano gli Antichi Romani.

Gli attori della Commessa  

La Direzione
La Direzione dell’Azienda ha l’esigenza fare affidamento su un margine portato dalla Commessa.
Monitora quindi il rispetto dei budget iniziali, soprattutto nel caso di Commesse di rilevanti dimensioni. Deve inoltre intervenire in caso di problemi di priorità tra le varie Commesse per assegnare Risorse che in certi momenti siano insufficienti

Il Cliente
E’ il soggetto che deve essere soddisfatto affinché l’azienda operi con Efficacia.
Il modo in cui interviene nella gestione della Commessa deve essere monitorato e strutturato, allo scopo di garantire la sa soddisfazione ma anche per evitare sforamenti di costi causati da sue indebite intromissioni. Entrerà nella gestione della Commessa anche per richiedere e contrattare eventuali varianti.

Il Commerciale
I Commerciali hanno contrattato la Commessa e dovranno giustificare le loro valutazioni.
Sia quando il Capo Commessa prende in carico il lavoro, sia alla fine, le valutazioni dei Commerciali dovranno essere verificate. L’intento non è punitivo ma informativo, per capire dove, eventualmente, correggere le valutazioni. Anche nel contrattare le varianti l’apporto dei Commerciali potrà essere importante essendo, in ultima analisi, i depositari del rapporto con il Cliente.

Il Capo Commessa
Egli prende in carico la Commessa e la guida all’obiettivo di conseguire i tre parametri,
Si interfaccia con gli altri attori ogni volta che sia necessario per informare, coordinarsi o avere autorizzazioni.
Deve essere molto strutturato per pianificare l’intero Lavoro, ma anche molto flessibile per gestire gli inevitabili contrattempi.

Il Capo Cantiere
Egli deve gestire la fase di cantiere della Commessa. Ha in pratica una Commessa nella Commessa. I suoi obiettivi sono un “di cui” degli obiettivi del Capo Commessa a cui riferisce.